Asiakkaat kysyvät usein projektin kick-offissa neuvoja, mitä pitäisi tehdä, että käyttöönottoprojekti onnistuisi. Tässä vastauksemme tuohon kysymykseen – seuraavat kolme kohtaa kannattaa hoitaa kunnolla.

1. Kiteytä tavoitteet 

Yksikään PIM-projekti ei ole alkanut ilman ns. pakottavaa liiketoimintatarvetta eli tavoitetta. Esimerkiksi:

• ”Ammattilaisten työaika hyötykäyttöön.”
• ”Myynnin ja tuoteviestinnän 300 % voimistaminen verkkokaupassa, tuote-esitteissä, myyjien puheenvuoroissa ja jälleenmyyjien sovelluksissa.”
• ”Ulkoinen paine pakottaa muutokseen: ETIM:n myötä tuotetiedot kuntoon.”

Kiteytä tavoitteenne huoneentauluksi.

2. Viesti oikein

Tunnistetut tavoitteet ja vaaditut muutokset tulee viestiä:

• Oikeille henkilöille – Viestitkö vain tuote- ja markkinointipäälliköille, vai myös asiakkaille, kumppaneille ja tuleville asiakkaille? Teitkö tehokkaan ja selkeän sidosryhmäanalyysin, jonka pohjalta viestintä on helppo kohdentaa?
• Oikeaan aikaan – Saako esim. johto kaiken tarpeellisen tiedon projektin aikana viestiäkseen sitä eteenpäin? Ovatko järjestelmän käyttäjät mukana ainoastaan kick-offissa ja käyttäjäkoulutuksessa vai elävätkö he mukana koko matkan?
• Oikeilla tavoilla –Tyydytkö passiiviseen sähköpostiin, kierrätkö  kuukausien roadshown kanssa kaikki organisaatiosi kolkat läpi vai jotain siltä väliltä, projektin vaiheesta ja kohderyhmästä riippuen?

3. Sitoudu ja sitouta

Vain sitoutunut projektijohto pystyy sitouttamaan organisaation ja sidosryhmät muutokseen ja saamaan toimintatapojen muutoksen tehokkaasti aikaan. Sitoutumisesta seuraa juurtunut, pysyvä muutos.

Järjestelmän käyttöönottoon liittyy toki myös onnistunut määrittely ja toimiva kommunikaatio järjestelmätoimittajan kanssa. Ne ovat kuitenkin se helpompi osuus järjestelmän käyttöönotossa.