Suomalainen E. Ahlström on maahantuoja ja suunnittelutalo, joka luo mieleenpainuvaa tunnelmaa astioiden, kattaus- ja keittiötarvikkeiden sekä työvaatteiden keinoin. Yritys luo ravintolakonsepteja Horeca-alan toimijoille ja sen asiakkaita ovat kahvilat, ravintolat, hotellit, laivayhtiöt, tapahtuma-areenat ja myös julkishallinto sekä kuluttajat.
E. Ahlström edustaa 400 eurooppalaista astia-, kattaus-, keittiötarvike-, ravintolakaluste- ja työvaatebrändiä. Ammattilaisille tarkoitettujen tuotteiden lisäksi yrityksen valikoimaan kuuluvat palvelut ravintolan avaukseen, arkeen ja kehitykseen. E. Ahlström tekee kokonaisia ravintoloita sisustus- ja konseptisuunnittelusta lähtien.
Verkkokaupan uusiminen vaati tehokkaan taustajärjestelmän
Noin viisi vuotta sitten E. Ahlström oli vaiheessa, jossa yrityksen verkkokauppa haluttiin uudistaa siten, että asiakkaiden olisi mahdollisimman helppoa ja sujuvaa etsiä tietoa valikoimista ja tehdä ostoksia suoraan verkosta. Tässä yhteydessä ymmärrettiin, että pyöriäkseen tehokkaasti verkkokauppa tarvitsee taustalle toimivan tuotetiedonhallinta- eli PIM-järjestelmän.
Samaan aikaan haluttiin kuitenkin tarjota myynnille työkalu helpottamaan visuaalisten ja paljon tuotetietoa sisältävien tarjousten tekoa, joka aiemmin oli vaatinut paljon manuaalista työtä.
Adeona valikoitui E. Ahlströmin kumppaniksi, koska Adeona PIMillä ja Adeona Sales Toolilla pystyttiin vastaamaan molempiin tarpeisiin.
Niinpä Adeona PIM -järjestelmää lähdettiin E. Ahlströmissä ottamaan käyttöön. Aiemmin tuotetietoja pidettiin yllä ERP-järjestelmässä ja exceleissä, mikä oli aikaa vievää.
– Tuotantoon mentiin PIMin kanssa noin neljä vuotta sitten verkkokaupan avaamisen yhteydessä. PIMin käyttöönotto mahdollisti meille sen, että pystymme oikea-aikaisesti avaamaan tuotteet verkkokauppaan ja hallitsemaan siihen liittyvää prosessia sekä kaikkea tuotetietoa, kertoo CDO Riikka Hytönen, joka vastaa E. Ahlströmin digimyynnistä ja asiakasrajapintoihin liittyvistä järjestelmistä.
E. Ahlström Churchill
E. Ahlströmillä valikoimatuotteiden nimikkeitä on noin 11 000 ja näiden lisäksi on kymmeniä tuhansia tehdastilaustuotteita. Eri maahantuotavia brändejä on niitäkin useita satoja. Tuotteet tulevat yleensä Euroopasta, ja tuotetiedot saadaan pääasiassa englanninkielisinä, mutta osa voi olla esimerkiksi ruotsiksi ja saksaksi. Tuotetietoja ylläpidetään lähinnä suomen kielellä, ainoastaan tuotteiden otsikkotason nimikkeiden tiedot ovat englanniksi ja ruotsiksi.
PIM on auttanut E. Ahlströmin verkkokaupan kehityksessä. Tuotetietojen hyödyntäminen perustuu PIM-järjestelmään, joka on kaiken tuotetiedon taustalla: siellä ovat rakenteet, kuvat, ominaisuudet, ja tiedot ohjautuvat PIMin kautta verkkokauppaan. PIM on lisännyt tehokkuutta ja työn mielekkyyttä.
– Olen ollut tosi tyytyväinen. Minähän rakastan PIMiä – kaikki toimii siellä. PIM on looginen ja helppo käyttää, se on iso osa omaa työtä. On hienoa tehdä työtä sellaisella järjestelmällä, joka ei ole esteenä vaan todella apuna, sanoo tuotekoordinaattori Pia Saarikettu, joka huolehtii kaikista verkkokaupan tuotetiedoista ja niihin liittyvistä päivityksistä.
– Valikoima päivittyy koko ajan. Viime vuonna avasin noin 1800 tuotetta ja suunnilleen saman verran poistuu, eli kierto on kohtalainen. PIMin avulla on helppo päivittää tuotetietoja jopa massoille, hän jatkaa.
Asiakkaat ovat alkaneet käyttää verkkokauppaa yhä enemmän ostosten tekemiseen, eli se kasvaa jatkuvasti ja on E. Ahlströmin sisään tulevien tilausten kanavana nykyään isoin. PIMin avulla tuoteprosessi on nopeampi ja läpinäkyvämpi, ja tiedot saadaan päivitettyä verkkokauppaan nopeammin kuin ennen.
– Varmasti mikä tekemistä on nopeuttanut ja samalla nostanut meidän näkyvyyttämme, ovat PIMissä tuoterikasteet, jotka saadaan verkkoon näkyviin. Myös kuvat tulevat suoraan Media Bankista skaalattuna verkkokauppaan. Prosessi voisi olla paljon monimutkaisempi ilman PIMiä, toteaa Riikka.
Sales Tool -julkaisuautomaatio aktiivisessa käytössä tarjousten tekemisessä
Adeona PIMin lisäksi E. Ahlströmillä käytetään ahkerasti Sales Toolia. Myynti tekee tarjoukset Sales Tool- julkaisuautomaatiolla; sinne on rakennettu E. Ahlströmin brändin mukaiset tarjouspohjat sekä excel- että powerpoint-muodossa. Näin asiakkaille saadaan aina standardien mukaiset tarjoukset.
– Kun lähetämme tarjoukset Sales Toolin avulla, saamme aina vakiomuotoiset, brändin mukaiset tarjoukset, joihin tulee automaattisesti mukaan kaikki tarvittava tieto asiakkaalle. Sales Toolista on hyötyä myös konseptisuunnittelussa. Sen avulla saadaan kooste tarjoukseen tarvittavista kuvista helposti, ja kokonaisuus asiakasta varten rakentuu toimivasti, sanoo Riikka.
Tarjoustyypit on etukäteen määritelty, ja esimerkiksi referenssit ja ehdot saadaan lisättyä automaattisesti. Muutokset tarjouspohjiin tehdään keskitetysti Sales Tooliin, jolloin kaikki käyttävät talon standardin mukaisia pohjia.
Riikka Hytönen
Adeona Media Bank auttaa kuvamateriaalin hallinnassa
Adeona Media Bank on E. Ahlströmillä enimmäkseen markkinoinnin käytössä. Pia ja markkinointi vievät sinne kuvia, jolloin tarvittava kuvamateriaali verkkokauppaan, asiakasviestintään ja asiakasmateriaaleihin löytyy sieltä.
– Kuvapankki on helpottanut markkinoinnin tehtäviä todella paljon, kuvat saa sujuvasti ja ne skaalautuvat oikein tarpeen mukaan. Käyttöliittymään on oltu tyytyväisiä. Aiemmin kuvat olivat eri paikoissa ja niitä joutui hakemaan; nyt kuvat löytyvät yhdestä paikasta, mikä jouduttaa arjen työtä, kertoo Pia.
Yhteistyö Adeonan kanssa on ollut sujuvaa ja yhteyshenkilöä kiitellään paljon. Kysymyksiin on löytynyt apua aina tarvittaessa. Pia on ollut mukana aika ajoin Adeona Community -työpajoissa, joissa on mahdollisuus kuulla kehitykseen liittyviä asioita ja keskustella muiden PIM-käyttäjien kanssa.
– On ollut hyvä käydä mielenkiintoisia keskusteluja ja kuulla muiden käyttäjien kokemuksia, arjen haasteita ja oivalluksia PIMin käytöstä. Hienoa, että asiakkaat otetaan mukaan kehitykseen ja toiveita kuunnellaan.
Tällä hetkellä tuotetiedot perustetaan E. Ahlströmissä ensin ERP-järjestelmään, josta ne sitten menevät PIMiin, missä tuotetiedot rikastetaan ja luokitellaan sekä lisätään tekstit ja kuvat. PIMistä tiedot uivat edelleen verkkokauppaan. Jatkossa toiveena olisi saada PIMistä tuotetiedon master-järjestelmä, jossa tuotteet avattaisiin eli tuotteet perustettaisiin ensin PIMiin, ja sieltä tiedot siirtyisivät ERPiin ja verkkokauppaan. Tämä voisi nopeuttaa työtä, ja tuotetietoja voisi ajaa massana nopeammalla tahdilla.
– Yhteistyö on sujunut loistavasti. Kehitettävää on toki aina, mutta Laura on pitänyt huolta siitä, että itseltä unohtuneet asiat nousevat esille. Meitä on pieni porukka ja toiminta on hektistä, joten hyvä, että meitä välillä muistutellaan, toteaa Riikka hymyillen.
E. Ahlström luo mieleenpainuvaa tunnelmaa ravintoloihin, hotelleihin ja kahviloihin astioiden, kattaus- ja keittiötarvikkeiden sekä työvaatteiden keinoin. Yritys auttaa luomaan unohtumattomia kokemuksia ja sujuvaa arkea lounaskahviloista Michelin-tähtiravintoloihin, päiväkodeista sairaaloihin ja laivayhtiöistä suuriin tapahtuma-areenoihin.
