Sähköalan perheyrityksellä UTUlla on juhlavuosi. Yritys täyttää tänä vuonna 105 vuotta, ja ensimmäisen UTU-sähkökeskuksenkin valmistumisesta on vierähtänyt 80 vuotta. UTU on ollut vahvassa kasvussa jo kymmenen vuoden ajan; kasvua on edesauttanut päätös uudistaa järjestelmiä ja panostaa digitaalisiin kanaviin aktiivisen myyntityön rinnalla.
UTU halusi tuotedatan keskitetysti hallintaan
UTUn tahtotilana on olla moderni ja kehittyvä toimija. Jo ennen PIM-projektia UTU palkittiin STK:ssa (Sähköteknisen Kaupan Liitto) tuotetiedon päivittäjänä, mutta tekemistä on haluttu parantaa edelleen.
Niinpä 2020 aloitettiin verkkosivuston kehitys ja samalla selvitettiin järjestelmävaihtoehtoja tuotetiedonhallintaan. Adeona PIM valittiin, koska sen toiminnallisuudet vastasivat UTUn tarpeisiin.
– Haluamme tehdä yhteistyötä kaltaistemme toimijoiden kanssa pystyäksemme olemaan yhdessä joustavia ja ketteriä. Koimme, että Adeona PIM taipuu meidän tarpeisiimme, ja Adeonalla on tarjota meille riittävä tuki ja reagointikyvykkyys. Meille oli myös tärkeää, että toimittaja pystyy palvelemaan meitä kansainvälisesti, kertoo tuotehallintapäällikkö Kari Parviainen.
UTU toimii Suomen lisäksi Norjassa, Virossa, Latviassa ja Liettuassa 190 henkilön voimin, ja yrityksellä on neljä liiketoiminta-aluetta: kiinteistösähköistys, uusiutuva energia ja sähkön jakelu, teollisuusautomaatio ja sähköinen liikenne. PIM-projekti ja verkkosivujen kehitys tapahtuivat samanaikaisesti ja PIM integroitiin verkkosivustoon. Kaikki UTU-maat saatiin yhteisen domainin alle ja PIM-käyttäjiksi.
Tällä hetkellä UTUlla on PIMissä 24 000 tuotetta. Liikevaihdon kasvun myötä henkilöstönkin määrä on kasvanut. Uusia tuotteita on tullut runsaasti ja myös yksi uusi liiketoiminta-alue.
– Markkinoinnissa ei koskaan ole pulaa sisältöaiheista, toteaa markkinointi- ja viestintäpäällikkö Johanna Teinilä.
Vasemmalla projektikoordinaattori Elina Inkinen, keskellä markkinointi- ja viestintäpäällikkö Johanna Teinilä ja oikealla aluemyyntipäällikkö Susanna Ahokas.
Suomessa tuotetietoa pidetään yllä suomen lisäksi osittain ruotsiksi ja englanniksi. Muissa maissa toimitaan pääsääntöisesti kunkin maan omalla kielellä, englantia käytetään erityisesti silloin, kun siitä on synergiaetuja. PIM tehostaa työtä: jos tuotetieto on valmiiksi rikastettua yhdessä maassa, tuotettu sisältö on heti kaikkien käytettävissä. Viralliset tuotekuvat ovat saatavilla ajantasaisina ja samat kaikilla konsernin mailla yhteisten tuotteiden osalta – tämä helpottaa arjessa.
Miksi PIM-projektiin lähdettiin
PIM-järjestelmä otettiin UTUlla käyttöön, koska haluttiin saada tuotetiedot tehokkaasti hallintaan. Aiemmin tiedot olivat hajautuneena useaan paikkaan, ja prosessit olivat manuaalisia ja muistin varaisia.
Projektissa tuotedata otettiin keskitetysti haltuun ja PIMistä tehtiin tuotetiedon master, jotta tuotetieto saatiin palvelemaan mahdollisimman hyvin muita kanavia. Tämä tehosti työskentelyä, tuotteiden time to market nopeutui, ja tuotetieto on nykyään oikeassa muodossa laajasti markkinan saatavilla.
– Tuotetiedot päivittyvät kotisivuille nopealla rytmillä. Automaatio on rakennettu tukkumarkkinaan, joka on iso asiakasrajapinta. STK-rekisteriautomaatiossa on pystytty viemään iso osa tuotedatasta automaattisesti asiakkaille saakka, kertoo Parviainen.
– Aiemmin esimerkiksi isossa tuotesarjassa päivitettiin jokainen tuote erikseen esitettä tai verkkosivuja varten. Nyt tarvitsee vain korvata tiedosto uudella versiolla ja se tapahtuu minuutissa, kun aiemmin siihen saattoi mennä tuotepäälliköltä runsaasti aikaa, jatkaa Teinilä.
UTUlla arvioidaan, että PIM edesauttaa liiketoiminnan kasvua ja että tuotehallinnan alueella järjestelmä on suorastaan pakko olla, jos haluaa tehdä asioita nykyaikaisella tavalla. Monipuoliset työkalut auttavat tekemään asioita tehokkaammin ja paremmin; työajan säästö on ollut huomattava.
– Vaikka emme sitä ole varsinaisesti mittaroineet, niin voisin arvioida, että aikaa säästyy noin 30-50 prosenttia. Lopputulemana meillä on laadukkaampaa tuotedataa tarjolla eri tahoille ja tämä auttaa meitä myös bisneksessä, sanoo Parviainen.
– Olemme organisaationa ketterä ja sopivankokoinen, mutta ihmisiä meillä ei ole liikaa, joten olemme tarvinneet joustavan järjestelmän, joka mahdollistaa meille nopean liikkumisen markkinoilla, toteaa Teinilä.
Tällä hetkellä UTUlla on menossa ERP- ja CRM-projektit. Tuotetiedon tehostamista aiotaan jatkaa edelleen, ja ERP-integraatio tehdään siten, että tuotteiden perustaminen tapahtuu PIMissä eli PIM on jatkossakin tuotetiedon master-järjestelmä.
– Ajantasainen ja laadukas tuotetieto on kriittistä: ihmiset toimivat nykyään entistä enemmän verkossa ja sieltä pitää löytyä nopeasti se tieto, mitä he hakevat. Tuotedatan on oltava timanttia, jotta asiakas ostaa tuotteen meiltä eikä muualta, sanoo Teinilä.
– Uskaltaisin väittää, että se joka tekee sähköisen tuotetiedon parhaiten ja osaa sitä jalostaa ja hyödyntää, voittaa pelin. Meillä on yhteistyökumppaneiden kanssa kokemusta siitä, mitä on saatu aikaiseksi hyvällä ja aktiivisella tekemisellä. Perinteisilläkin aloilla verkosta ostamisen määrä on noussut merkittävästi, toteaa Parviainen.
PIMistä on saatu liiketoimintahyötyjä
Asiakaskunta hoitaa yleensä rutiinit nykyään verkon yli ja tätä halutaan edesauttaa. Liiketoiminnan kasvu on mahdollista, kun tarjotaan kattavaa tietoa ja hyödynnetään itsepalvelua; panostus järjestelmiin on kannattanut.
– Myynnin kasvu on tietysti oleellisinta: vaikeinakin vuosina olemme onnistuneet tekemään hyvää tulosta – jopa vastavirrassa laskevaan markkinaan nähden. Ihmiset ovat tiedonhaluisia, ja haluamme auttaa siinä, että tieto on helposti löydettävissä, kertoo Parviainen.
– Olemme onnistuneet saamaan omasta tekemisestä tehot irti. Kun yritykselle on tullut kokonaan uusi liiketoiminta-alue ja paljon uusia tuotteita, täytyy järjestelmistä saada apua, että henkilöstö voi toimia tehokkaasti, jatkaa Teinilä.
PIMiä käyttää UTUlla tällä hetkellä noin 15 varsinaista tuotevastaavaa viidestä eri maasta ja kuudesta eri liiketoiminta-alueesta. Lisäksi viisi markkinointiviestinnän ammattilaista käyttää PIMiä aktiivisesti.
PIMin käyttöä pyritään harmonisoimaan eri maiden kesken. Yhteisellä järjestelmällä autetaan koko konsernia ja niitä maita, joilla henkilöstöä on vähemmän. Tuotetietoa jaetaan kaikkien kesken ja muitakin järjestelmiä on modernisoitu PIMin ohella. Kun tuotehallinta sujuu vaivatta, voidaan vapauttaa ihmisille aikaa myydä – se on elintärkeää.
Yhteistyö Adeonan kanssa on sujunut hyvin. Etuna nähdään se, että järjestelmä kehittyy koko ajan asiakkaiden näkökulmasta ja se luo myös UTUlle uusia mahdollisuuksia.
– On ollut kiva nähdä, että asiakastyö on aktiivista: järjestetään työpajoja, joista tulee asioita kehitysputkeen kaikkien hyödyksi. Jatkossa haluaisimme hyödyntää ETIM-dataa ja BMEcat -tiedostoja perustana tuotedatalle Adeona PIMissä. Tämä toisi laajuutta: ei pelkästään teknistä vaan myös logistista tietoa ja mahdollisesti muita sisältöjä, jotka tulevat isoilta valmistajilta melko valmiina. Yhteistyö Adeonan kanssa on sujunut mallikkaasti ja järjestelmä on notkea, mutta matka ei ole päättynyt – tarkoitus on jatkaa kehittämistä edelleen, sanoo Parviainen.
UTU on sähkö- ja automaatioalan kasvuhaluinen perheyritys neljännessä polvessa. UTU on ollut sähköistämässä Suomea yli 100 vuoden ajan toimien 190 henkilön voimin Suomen lisäksi Virossa, Latviassa, Liettuassa ja Norjassa. UTU on mukana sähköalan kriittisissä pisteissä niin kiinteistöjen sähköistyksessä, sähkönjakelussa ja energiatuotannossa, sähköisen liikenteen ratkaisuissa kuin automaatioratkaisuissa. Yrityksen asiakkaita ovat sähkötukkuliikkeet, sähkönjakeluyhtiöt, sähköurakoitsijat ja -suunnittelijat sekä teollisuus.
