ERP-järjestelmä on yrityksen toiminnan sydän ja se yhtenäistää ja automatisoi yrityksen keskeisiä liiketoimintaprosesseja, kuten varastonhallintaa, tuotantoa, henkilöstöhallintoa, taloushallintoa ja asiakashallintaa. Lisäksi se tuottaa muun muassa liiketoiminnan raportointia ja analytiikkaa.

PIM-järjestelmä sen sijaan on kaupallisen tuotetiedon sydän. PIMissä hallitaan yrityksen tuotteiden ja palveluiden tuotetiedot. Asiakkaiden vaatimukset tuotetiedolle ovat kasvaneet, lainsäädännön tuomat vaatimukset tuotetiedolle kasvavat ja laadukkaalla tuotetiedolla voi erottua kilpailijoista.

Puhuttaessa laadukkaasta tuotetiedosta tarkoitetaan laajoja kaupallisia tietoja, teknisiä tuotekuvauksia sekä erilaisia dokumentteja kuten kuvia, esitteitä, dokumentaatiota, sertifikaatteja ja niin edelleen. Näiden tietojen paikka ei ole toiminnanohjausjärjestelmässä.

PIM-järjestelmässä voidaan hallita tuotteiden sekä palveluiden tuotetietoja siinä missä ERP sisältää tuotetiedot nimiketasolla sekä valmistamiseen, ostamiseen, logistiikkaan liittyvät tiedot. Tänä päivänä PIM toimiikin usein tuotetiedon master-järjestelmänä. Eli PIMissä on kaikki tuotetieto ja ERPiin viedään integraatiolla vain ne tiedot, mitä se tarvitsee. Uudet tuotteet avataan PIMiin ja haluttaessa PIM avaa ne automaattisesti ERPiin sekä muihin haluttuihin järjestelmiin kuten vaikkapa POS-järjestelmään.

PIM-järjestelmän ylivoimainen etu ERPiin verrattuna on sen joustavuus. Järjestelmän pääkäyttäjät voivat helposti hallita ja muokata järjestelmää tuotetietotarpeiden muuttuessa. Esimerkiksi uusi tuotetietokenttä voidaan perustaa minuutissa, tuotteiden perustaminen tai tuotetietojen massamuutokset onnistuvat helposti.

PIM-järjestelmä automatisoi ja tehostaa tuotetietojen hallintaa ja julkaisemista

1. Keskitetty tiedonhallinta

PIM-järjestelmän avulla voidaan yhdistää kaikki tuotetiedot yhteen keskitettyyn paikkaan. Tämä tarkoittaa, että kaikki tuotetiedot, kuten kuvaukset, hinnat, tekniset tiedot ja markkinointimateriaalit, ovat helposti hallittavissa ja päivitettävissä. Tämä vähentää virheiden riskiä ja parantaa tiedon saatavuutta kaikille osastoille, mikä tehostaa liiketoimintaprosesseja.

2. Parempi asiakaskokemus

Nykyajan asiakkaat odottavat tarkkaa ja ajantasaista tuotetietoa. PIM-järjestelmä varmistaa, että kaikki tuotetiedot ovat yhtenäisiä ja helposti saatavilla eri kanavissa, kuten verkkokaupassa, mobiilisovelluksissa ja myymälöissä. Tämä parantaa asiakaskokemusta ja voi johtaa korkeampiin asiakastyytyväisyyslukuihin, mikä puolestaan lisää asiakasuskollisuutta ja myyntiä.

3. Tehokkaampi markkinointi

PIM-järjestelmä mahdollistaa tuotetietojen nopean ja helpon päivittämisen eri markkinointikanavissa. Tämä tarkoittaa, että markkinointikampanjat voidaan käynnistää nopeammin ja tehokkaammin, mikä voi parantaa myyntiä ja kilpailukykyä. Lisäksi yhtenäiset ja laadukkaat tuotetiedot vahvistavat brändiä ja lisäävät sen luotettavuutta.

4. Tehokkuutta ja automatisaatiota integraatioiden avulla

Kun tuotetiedot ovat keskitetysti hallittuja ja helposti päivitettävissä, yritys voi säästää aikaa ja resursseja. PIM yhtenäistää sirpaleisen tuotetiedon ja integraatioiden avulla data siirtyy automaattisesti eri järjestelmien välillä. Tämä vähentää manuaalisen työn tarvetta ja minimoi virheiden määrää, mikä voi johtaa merkittäviin kustannussäästöihin. PIM-järjestelmän avulla yritys voi keskittyä liiketoiminnan kehittämiseen sen sijaan, että käyttäisi aikaa tietojen hallintaan.

5. Skaalautuvuus ja tulevaisuuden tarpeet

PIM-järjestelmä on suunniteltu skaalautumaan yrityksen kasvun mukana. Kun yritys laajentaa tuotevalikoimaansa tai avaa uusia myyntikanavia, PIM-järjestelmä voi helposti mukautua uusiin tarpeisiin. Tämä tekee siitä pitkäaikaisen investoinnin, joka tukee yrityksen kasvua ja kehitystä.

Yhteenveto

ERP-järjestelmän uusiminen on erinomainen tilaisuus tarkastella myös kaupallisen tuotetiedon hallintaa. PIM-järjestelmän integrointi voi tuoda merkittäviä etuja, kuten keskitetyn tiedonhallinnan, paremman asiakaskokemuksen, tehokkaamman markkinoinnin, säästöjä ja skaalautuvuutta. Näiden etujen ansiosta yritys voi parantaa kilpailukykyään ja valmistautua tulevaisuuden haasteisiin. Kun PIM on käytössä, eikä kaupallista tuotetietoa viedä ERPpiin, on itse projekti huomattavasti suoraviivaisempi ja helpompi.