Asiakkaiden vaateet tuotetiedolle kasvavat vauhdilla. Yritysten omissa tarpeissa tapahtuu muutoksia nopeammin kuin ennen. Yritysten kilpailukyvyn kannalta on oleellista, että ne kykenevät reagoimaan omiin ja liiketoimintaympäristön muutoksiin nopeasti ja tehokkaasti. Tässä asiantuntija-artikkelissa käsittelemme PIM (Product Information Management) -järjestelmän merkitystä kaupallisen tuotetiedon masterina ja sen vaikutuksia liiketoiminnan tehokkuuteen.
Tuotetiedon hallinnan paradigman muutos
Perinteisesti tuotetieto on ollut hajautettuna useisiin järjestelmiin, joista ERP-järjestelmä (Enterprise Resource Planning) on pitänyt hallussaan suurimman osan liiketoimintaan liittyvästä tiedosta. Tämän lisäksi tuotetietoa on erilaisissa dokumenteissa verkkolevyillä, kuvat ja muu media taas eri kansioissa. Kuitenkin liiketoiminnan monimutkaistuessa ja vaatimusten kasvaessa on käynyt ilmeiseksi, että tällainen hajautettu lähestymistapa voi johtaa tehottomuuteen ja manuaalisen työn kautta inhimillisiin virheisiin. Tässä kohtaa PIM astuu kuvaan.
Yksi lähde ja yksi totuus
Viime vuosina olemme toteuttaneet Adeona PIMin käyttöönoton yhä useammin niin, että PIM-järjestelmä toimii tuotetiedon hallinnan keskuspaikkana. PIMin toimiessa tuotetiedon masterina uudet tuotteet avataan suoraan PIM-järjestelmään. Siellä niitä voidaan rikastaa ja täydentää tarvittavilla tiedoilla ennen kuin ne siirretään edelleen toiminnanohjausjärjestelmään (ERP). Tämä malli keventää ja nopeuttaa uusien tuotteiden avaamista. Se vähentää huomattavasti ERPissä olevan tiedon määrää ja keventää näin ERPin ylläpitoa. Tuotetiedon tuominen PIM-järjestelmään on helppo automatisoida, sillä jopa eri päämiesten erilaiset excel-pohjat voivaan viedä massa-ajona Adeona PIMiin.
Adeona PIM erottuu äärettömän joustavalla rakenteella. Sen hierarkiat, tuotekategoriat ja attribuutit ovat helposti hallittavissa, ja tarpeiden muuttuessa ylläpito on vaivatonta. Tarvittaessa tuotehierarkioita voi olla useita: esimerkiksi erilliset sisäiselle, ERPissä olevalle hierarkialle, ja omansa vaikkapa verkkokauppaan haluttavalle hierarkialle.
Malli avaa myös uusia mahdollisuuksia. Kun uudet tuotteet avataan PIMiin, markkinoinnissa voidaan rikastaa tuotetiedot valmiiksi, vaikkei tuote olisikaan vielä kaupallisesti saatavilla. Lanseeraushetkellä tuote avataan ERPiin ja julkaistaan myyntiin. Tämä nopeuttaa tuotteiden lanseerausta ja markkinoille menoa. Samalla tavalla voidaan suorittaa täysin uusien tuotteiden koemarkkinointeja. PIMissä tuotteet rikastetaan ja koemarkkinointi tehdään valittuun kohdesegmenttiin. Tuotteet avataan ERPiin vasta, kun markkinassa on havaittu kysyntää ja varsinainen tuotteistuspäätös on tehty.
Mieti järjestelmien roolit
PIM-järjestelmä on astunut eturintamaan modernissa tuotetiedon hallinnassa. Sen kyky toimia tuotetiedon masterina yhdistettynä joustavuuteen, monipuolisuuteen ja tiedon laadun hallintaan tekee siitä korvaamattoman työkalun nykyaikaisessa monikanavaisessa tuotetiedon julkaisemisessa. PIM tuo tietojen laadun hallinnan uudelle tasolle. Eri toimittajien vaihteleva terminologia voi aiheuttaa hankaluuksia, mutta PIM pystyy normalisoimaan tiedot yhdenmukaisuuden varmistamiseksi. Tämä vaikuttaa suoraan julkaisuihin verkkosivuilla ja verkkokaupoissa. Se vaikuttaa myös asiakkaan ostokokemukseen ja tuotekokemukseen (PXM). Toki PIM pystyy synkronoimaan tiedot takaisin ERP-järjestelmään, mikä mahdollistaa molempien työkalujen synergisen hyödyntämisen.
Yritysten erinomaiset käytännön kokemukset ovat osoittaneet, kuinka PIM muuttaa tapaa, jolla tuotetietoa hallitaan ja hyödynnetään. Saavutettavat liiketoimintahyödyt ja kilpailuedut ovat merkittäviä. Ennen ERP-projektin aloittamista tai PIM-käyttöönottoprojektin yhteydessä kannattaakin harkita huolellisesti eri järjestelmien roolit ja mikä järjestelmä masteroi mitäkin dataa. Mikäli ERPin vaihdon yhteydessä PIM asetetaan tuotetiedon masteriksi, se tuo suoria kustannussäästöjä projektiin.
