Tuotetiedonhallintaan panostaminen vaikuttaa suoraan sekä yrityksen kilpailukykyyn että sisäisten prosessien tehostumiseen. Menestyksen taustalla on johtamismalli, joka huomioi tuotetiedonhallinnan osana yrityksen strategiaa, ja jossa valtuutetaan vastuunkantoa selkeiden prosessien avulla. Tuotetiedonhallintaa johdetaan avoimella ja pitkäjänteisellä otteella.
Tuotetiedonhallinta ei ole IT-projekti. Se on strateginen valinta, ja vaatii onnistuakseen johtamista, jalkauttamista ja kärsivällisyyttä. Mitkä ovat tuotetiedonhallinnan johtamisen suurimmat karikot ja miten ne ovat vältettävissä?
Tuotetiedonhallinnan käyttöönotto on muutosprosessi. Prosessi lähtee yleensä liikkeelle sieltä, missä tuska on suurin, eli missä tietojen hallinta on konkreettisella tasolla. Muutos ei kuitenkaan voi jäädä vain johonkin yksikköön, vaan sen pitää kattaa koko yritys eri tasoineen. Tämä vaatii muutosta toimintatapoihin, mutta erityisesti kykyä muutoksen johtamiseen. Muutosta pitää johtaa pitkällä tähtäimellä.
Muutos on johtamismahdollisuus
Pysyvä muutos vaatii pitkäjänteistä johtamista. Hyvä johtaminen onkin edellytys onnistumiselle tuotetiedonhallinnan käyttöönotossa ja systemaattisessa käytössä.
Prosessin edetessä saattaa herätä monenlaisia tunteita. Se voi olla organisaation tietoa hallitsevalle ammattilaiselle suuri kriisi, toiselle riittämättömyyden paikka ja kolmannelle ammatillista innostusta herättävä kasvukokemus. Kaikkien heränneet tunnetilat on tiedostettava ja otettava huomioon, sillä muutos vaatii henkistä kantovoimaa ja kannustusta. Vasta silloin organisaation yhteinen kehitys tuotetiedonhallinnan parissa voi jatkua.
Tuotetiedonhallinnan johtamiskarikot
Tuotetiedonhallinnan johtamisen tulee perustua strategiseen ymmärrykseen, siitä mitä halutaan tehdä ja mitä halutaan muuttaa. Jos kokonaiskuvan pariin ei olla pysähdytty, muuttuu kehittäminen haastavaksi ja ajautuu helposti osaoptimointiin.
Toinen merkittävä kompastuskivi on ymmärryksen ja tuen puute.
Yrityksen sisällä voi olla henkilöitä, jotka ovat halukkaita viemään muutosta eteenpäin, mutta ilman liiketoimintajohdon tukea tahojen intoa ei saada valjastettua ja jalkautettua muille. Tuen puute vaikuttaa automaattisesti myös resursointiin. Kun asiaa ei nähdä merkittävänä johdon tasolla, sille ei osoiteta myöskään työtunteja tai budjettia.
Organisaation asenne ja ymmärrys
Monen tuotetiedonhallinnan ammattilaisen oma halu panostaa tuotetiedonhallinnan prosessiin latistuu, koska muu henkilöstö ei näe asiaa tärkeänä. Kun kokonaiskuva ei ole selvillä, ei sen kauaskantoisuuttakaan ole mahdollista havaita. Tämä taas luo tekemisestä vain tässä hetkessä seisovaa ja tempoilevaa. On erityisen tärkeää keskittyä siihen, mitä kehitetään ja millä mentaliteetilla.
Tuotetiedonhallinnan tulisi olla liiketoiminnan ytimessä ja saada rauhan kehittyäkseen. Pitkäjänteisyys ja asioiden aihekohtainen eteenpäin vieminen luovat perustaa, jonka päälle kehittää vahvaa tulevaisuutta.
Miten sitten vaikuttaa yrityksessä vallitseviin asenteisiin ja luoda sitoutuneisuutta?
Yrityksessä, jossa tieto on valtaa, voi tuotetiedonhallinnan käyttöönotto aiheuttaa omat haasteensa ja joillekin henkilöille uhatuksi tulemisen tunnetta. Silloin on ensiarvoisen tärkeää kommunikoida mitä tapahtuu ja miksi, miten tuotetiedonhallinta auttaa kaikkia – myös tiedosta vastaavia henkilöitä – ja miten paljon positiivisia asioita se voi tuoda jokaisen työnkuvaan, kun tiedon jakaminen muuttuu avoimeksi ja läpinäkyväksi.
Työntekijä voi saada miellyttävämpiä ja laajempiakin työtehtäviä, kun aikaa vapautuu tiedon kopioinnista ja tarkistamisesta muuhun. Ihmiset saadaan muutokseen mukaan, kun he tietävät, miten he voivat siitä hyötyä.
Dialogia ja avoimuutta
Tuotetiedonhallinnan prosessi vaatii organisaatiolta sekä kahdensuuntaista dialogia että avoimuutta asiakkaiden ja kumppaneiden suuntaan.
Tuotetiedonhallinnan tekijöille on oleellista saada oma työ organisaatiossa näkyväksi ja mahdollisuus kommunikoida avoimesti ylöspäin, jotta johto pysyy tilanteissa kartalla ja tietää miten kriittisen tärkeästä asiasta on kyse.
Organisointi ja vastuut
Jos tuotetiedonhallinnan vastuunjako on epäselvää, se aiheuttaa väistämättä haasteita.
Myös oman yksikön tuotetiedonhallinnan vastuuhenkilön puuttuminen voi johtaa irralliseen ja hajautettuun ymmärrykseen, jolloin koko organisaatio kärsii ripotellusta tiedosta ja sen hallinnasta.
Kaikki lähtee liiketoiminnasta ja organisaation DNA:sta. Millainen johtamisjärjestelmä yrityksessä on? Arkeen ei kannata tuoda liian erilaista uutta tapaa, joka sotii organisaation normaalia yrityskulttuuria vastaan.
Kuka tai mikä tiimi vastaa datasta ja tietopääoman kehittämisestä, ketkä vastaavat itse tiedosta ja sisällöstä? Tiedon omistajuus voi olla hajautettua, eri osiot voivat vastata eri sisällöistä, kuitenkin niin, että kaikille on jokaisen rooli selvillä ja kaikista asioista viestitään organisaation sisällä läpinäkyvästi.
On tärkeää muistaa, että kyse ei ole vain projektist,a vaan tuotetiedonhallinnan tuominen osaksi organisaatiota on strateginen valinta. Se on oltava mielessä koko ajan.
Missä roolissa toimiva henkilö voi vastata tuotetiedonhallinnasta? Joissain yrityksissä vastuu on markkinoinnissa, joissain it-päädyssä.
Tärkeintä on löytää ne avainhenkilöt, jotka sitoutuvat tietopääoman kehittämishankkeeseen ja arkkitehtuurikehittämiseen. Strateginen kehitys on kuitenkin avainroolissa, joten avainhenkilöiden kautta tapahtuva tiedon jalkautus pitäisi tapahtua kaikille, kaikkialla.
Toimintamallit ja prosessit
Kun yritys panostaa tuotetiedonhallintaan ja tietopääoman kehittämiseen, se alkaa näkyä kaikessa tekemisessä. Tiedot ovat paremmin ajan tasalla ja kattavasti esillä ja tieto on kaikkien osastojen hyödynnettävissä. Järjestelmä tukee tekemistä ja ja tekeminen liiketoimintaa.
Selkeät toimintamallit ja prosessit tukevat tuotetiedonhallinnan johtamista ja varmistavat tekemisen tasalaatuisuutta arjessa. Sovituilla toimintamalleilla on iso rooli.
Tuotetiedonhallinnan prosessi on tiimityötä. Johdon avoimuus ja asian systemaattinen eteenpäinvienti tiiminvetäjien tuella sekä yleinen kommunikointi tuovat ajan kanssa tulosta. Tavoiteasetannan ja viestin ymmärrystä ei voi ulkoistaa viestin vastaanottajalle. Siksi mahdollisimman selkeä kommunikointi ja avoin ilmapiiri tukevat prosessissa mitä parhaiten.
Tuotetiedonhallinta luo parhaimmillaan yritykselle paljon mahdollisuuksia. Kun asiakkaan tarpeet kasvavat ja he vaativat yhä enemmän ostokäyttäytymisen ohessa tiedollista palvelua, on tuotetiedonhallinta oleellinen työkalu asiakaskunnan ylläpitämiseen ja kasvattamiseen.
Viisi vinkkiä tuotetiedonhallinnan prosessiin
- Tuotetiedonhallintaa täytyy johtaa: sitoutuminen lähtee johdosta.
- Koko ekosysteemi mukaan alusta alkaen – dokumentointi säästää aikaa ja vaivaa.
- Tuotetiedonhallinta vaatii aluksi paljon resursseja, mutta ajan kanssa se helpottaa elämää ja poistaa turhaa päällekkäistä tekemistä.
- Kaikki tehdään asiakasta ajatellen.
- Yksi asia kerrallaan: kaikkea ei voi tehdä heti valmiiksi, kyse on jatkuvasta prosessista.
