Stalan muutosmatka: Exceleistä hallittuun tietojärjestelmään
Nelisen vuotta sitten terästuotteisiin keskittyneen muotoiluyritys Stalan tuotetiedonhallinta perustui vielä lähinnä Excel-tiedostoihin. Sisäisen kartoitusprosessin kautta Stalalla alettiin selvittää, mitä tuotedataa yrityksellä on olemassa, kuka sitä käsittelee, ja missä sitä ylläpidetään.
”Havaitsimme, että pienessä organisaatiossa meni paljon aikaa mekaaniseen tiedon käsittelyyn ja tietojen etsimiseen sekä oikeellisuuden varmistamiseen. Eri tahot myös kyselivät ja ylläpitivät samoja tietoja toisistaan tietämättä, eli teimme paljon päällekkäistä työtä”, kuvailee tuotekehitysinsinööri Ville Siihola.
Ennen PIMin käyttöönottoa Stalan tuotetietojen master data oli siiloutunutta ja hajallaan eri järjestelmissä eri puolilla organisaatiota. Eri tiimit pitivät omiin käyttötarkoituksiinsa omia listauksiaan yllä esimerkiksi Excelissä.
”Käytännössä emme aina tarkkaan tienneet, mitä kaikkea informaatiota tuotteisiin liittyen oli olemassa ja missä tietoa säilytettiin. Lisäksi versionhallinta oli haastavaa, eikä aina ollut tiedossa, mikä tieto oli paikkansapitävää”, kertoo markkinointi- ja viestintäpäällikkö Anne Kanervo.
”Jopa yrityksen verkkosivut toimivat organisaation tuotetietopankkina, joilta usein käytiin katsomassa jotain tuotetta koskevaa detaljia.”
”Halusimme tehostaa ja selkeyttää toimintaa sekä siirtää resursseja paremmin tuottavaan ja mielekkääseen työhön mekaanisen etsimisen ja tarkastamisen sijaan”, Siihola jatkaa.
”Siitä lähti sitten ajatus, että pitää olla joku paikka, jossa master dataa pidetään yllä. Samassa yhteydessä halusimme määritellä tuotetiedon periaatteet ja nimetä vastuuhenkilöt.”
Tuotetiedonhallintajärjestelmän käyttöönottoprojekti meni maaliin aikataulussa
Kun tuotetiedonhallinnan haasteet oli tunnistettu ja tahtotila selkeä, Stalalla alettiin kartoittaa vaihtoehtoja työn tehostamiseksi. Varsin pian ratkaisuksi todettiin PIM-järjestelmän käyttöönotto. Yhteistyökumppania alettiin etsiä vuoden 2020 loppupuolella, ja projektia tarkennettiin mahdollisten toimittajien kanssa vielä syksyllä 2021.
”Adeona oli mukana alusta asti ja jo ensimmäisen kierroksen aikana vaikutti hyvin mielenkiintoiselta ja potentiaaliselta toimittajalta”, kertovat Siihola ja Kanervo.
Valintaan vaikuttivat hinnan lisäksi Adeona PIM -järjestelmän helppokäyttöisyys ja moderni käyttöliittymä. Merkittäviä tekijöitä olivat myös se, että koko paketin sai kotimaiselta toimijalta sekä se, että ohjelma on vakio kaikille käyttäjille: päivitystilanteessa ei tarvitse pelätä, että oma ympäristö menisi sekaisin useiden räätälöintien takia.
Käyttöönottoprojekti käynnistettiin vuoden 2022 alussa työpajoilla, joissa tarkistettiin määritykset ja rajaukset. Kun päälinjat oli saatu kuosiin, alkoi varsinaisen PIM-ohjelman rakentaminen kategorioiden, skeemojen ja attribuuttien luonnilla ja määrityksellä.
Projektin alkuperäinen tavoite oli toteuttaa PIMiin Stala-tuotteiden kategoriat ja muutaman kriittisen tuotteen tiedot. Lopulta kategorisoitiin kuitenkin koko valikoima ja tuotettiin rikastettua tietoa huomattavasti suuremmalle joukolle tuotteita, kuin mitä minimitavoitteeksi alun perin määritettiin.
”Huomasin yhtenä päivänä, että tämähän on aika helppoa, että miksen puskisi samalla vaivalla kaikki loputkin sinne”, naurahtaa Siihola.
Projektin aikana määriteltiin myös tarkasti, ketkä Stalalla tuotetietoa käsittelevät ja miten. Vastuut ja valtuudet kirjattiin taulukkomuotoon, josta näkee selvästi tuotetietojen omistajuuden sekä päävastuulliset varahenkilöineen.
Adeona PIM jatkossa tuotetietojen master-datapankkina
Suurin osa Stalan olemassaolevasta tuotetiedosta on nyt viety Adeona PIMiin. Tavoitteena on saada puuttuvat tiedot PIMiin vielä ennen vuodenvaihdetta.
”Projektista jäi hyvä fiilis ja olemme tyytyväisiä hankintaan”, kommentoi Siihola.
”Nyt meillä on kerrankin kunnollinen master-tietokanta, josta hakea tuotteita koskevaa informaatiota. Informaatiota on helppo lisätä ja ylläpitää PIMissä, ja sinne saa liitettyä myös esimerkiksi kuvia tai käyttöohjeita. Näin jokainen tuote on yhtenäinen kokonaisuus, eikä erityyppisiä tietoja tarvitse enää hakea eri paikoista”, kertoo Kanervo.
”Sisäisessä kyselyssämme kukaan vastanneista ei haikaillut vanhan systeemin perään”, lisää Siihola ja virnistää.
Stala on suomalainen muotoiluyritys, joka suunnittelee, valmistaa ja markkinoi innovatiivisia ratkaisuja funktionaalisiin kodin tiloihin. Osaamisemme ydinaluetta on ruostumattoman teräksen, suomalaisen muotoilun ja käytännöllisyyden yhdistäminen. Valmistamme Lahden tehtaallamme tuotteita, joilla on Avainlippu- ja Design from Finland -merkit. Tuotteitamme viedään myös ulkomaille. Stala Oy on syyskuusta 2020 lähtien ollut osa Kovinoplastika Lož Groupia. www.stala.fi
