Kaupallisella tuotetiedonhallinnalla, eli product information managementilla (PIM), tarkoitetaan sellaisen informaation hallintaa, jolla tuetaan tuotteiden ja palveluiden myyntiä ja markkinointia eri kanavissa. Tuotetiedonhallinnan keskiössä on hyvä asiakaskokemus, joka on läsnä koko asiakkaan ostopolun ajan.

Monikanavainen asiakaskokemus

Asiakas kohtaa tuotteisiin liittyvää tietoa monissa eri kanavissa ja kohtaamispisteissä. Näin ollen laadukkaalla, merkityksellisellä ja yhtenäisellä tuotesisällöllä on merkittävä vaikutus asiakkaan kokonaisvaltaiseen tuotekokemukseen.

Tuotetiedot asiakkaan ostopolun varrella

Monikanavaisen markkinoinnin ja myynnin kannalta tuotetiedonhallinta mahdollistaa yhteneväisen tuotekokemuksen. Tavoitteena on, että asiakas löytää, tunnistaa ja ymmärtää tuotteen sillä tavalla, miten se on eri konteksteissa, kanavissa ja kohtaamispisteissä esitetty.

Ilman keskitettyä paikkaa, jossa markkinointi- ja myyntitietoa hallitaan, tieto on usein sirpaloitunut lukuisiin eri lokaatioihin ja järjestelmiin, joissa sitä hallinnoi useampi eri ihminen toisistaan tietämättä. Usein myös tiedon omistajuus on epäselvää ja tiedonhakuun kuluu ylimääräistä aikaa. Ennen kun voidaan kehittää hyvää tuotekokemusta myyntikanavissa, tuotetiedonhallinnan tulee olla sisäisesti kunnossa.

Tuotetiedonhallinnan käyttöönotto

Adeona PIM on keskitetty tuotetiedonhallinnan alusta, jonka avulla luodaan parempia, monikanavaisia tuotekokemuksia ja tehostetaan tuoteprosesseja. Ohjelmiston ylläpitämisessä eri osastoilla ja henkilöillä on selkeät roolit, jolloin päivitetty tuotetieto on aina saatavilla ja systemaattisesti hallittu.

PIM ei kuitenkaan syrjäytä kaikkea, kuten ERP- ja CRM-järjestelmää, jotka hoitavat ydinliiketoimintaprosesseja, ja pitävät huolen logistiikasta ja myynnistä. Kun tuotetiedonhallinta otetaan käyttöön, prosessissa on yleensä kolme selkeää vaihetta:

1. Tuotetiedon yhdistäminen ja analyysi

Lähtötilanne ei ole optimaalinen, koska tietoa on lukuisissa eri paikoissa. Canterin asiantuntijat lähtevät asiakkaan kanssa liikkeelle analyysivaiheella, jolla kartoitetaan asiakkaan tietovarannot sekä tavat toimia. Analyysin avulla saadaan hyvä käsitys siitä, kuinka paljon tietoa on, missä se sijaitsee, ja mikä osa siitä on laadukasta.

2. Tiedon organisointi ja rikastaminen

Integraatioilla on selkä rooli siinä, kuinka tieto saadaan virtaamaan automatisoidusti – aina pyrkien yhden syötön periaatteeseen. Tässä vaiheessa tulee ymmärtää millaisia asiakkaiden tarpeet ovat, ja millaisia teknisiä ja sisällöllisiä vaatimuksia eri kanaviin kohdistuu. Tiedon organisointi vaatii myynti- ja markkinointikanavien analysoimista, jotta ymmärrämme mitä vaatimuksia järjestelmillä, medialla tai tiedostoilla on. Analysoinnin perusteella saadaan rakennettua hyvä, joustava tuotetietomalli keskelle PIM-järjestelmää, joka taas skaalautuu ja kehittyy aina liiketoimintatarpeiden mukaan.

3. Tiedon kanavointi ja julkaisu

Jotta voimme myydä ja palvella tiedolla monikanavaisesti, viimeinen vaihe keskittyy tiedon kanavointiin ja julkaisuun sekä tiedon siirtämiseen ja sähköisten palveluiden synkronointiin.

Tiedon virtaaminen arvoketjussa

Tyypillisesti kaupan alalla rakenne ja toimintatapa on se, että brändi tai valmistaja käyttää Adeona PIM-järjestelmää oman ERP- tai PDM-järjestelmän jatkeena. Tukku– tai vähittäiskaupassa taas nämä kaksi rajapintaa tulee hoitaa äärimmäisen hyvin – miten tietoa otetaan vastaan, kuinka se integroidaan omaan prosessiin ja kuinka loppuasiakkaita palvellaan.

Toimitusketjuissa on monesti eri työkaluja ja tapoja toimia, joten yrityksen kannattaa selvittää mitkä ovat tuotetiedonhallinnan kannalta parhaat ja tehokkaimmat toimintatavat. Esimerkiksi Suomessa markkinoiden ollessa vielä pienet, kannattaa globaalin yrityksen pohtia, kuinka tuotevirrat saadaan teknisesti automatisoitua, ja ovatko yrityksen vaikutusmahdollisuudet tarpeeksi suuret.

Toimivan tuotetiedonhallinnan kannalta tulee miettiä, kuinka kokonaisuutta kehitetään ja tehdäänkö oikeita asioita fiksuilla ratkaisuilla. Kansainvälisten yritysten suurimmat haasteet koskevat usein tuotetietojen käännöksiä tai päämiehen brändiportaalin joustavuutta. Kun riittävän analyysin jälkeen tuotetiedot on keskitetysti saatu PIM-järjestelmään, aukeaa iso mahdollisuus julkaisuautomaatioon ja prosessien automatisointiin.

Mitä tuotetiedonhallinta sisältää?

1. Tuotetiedon kerääminen

Tuotetiedon keräämiseen on paljon mahdollisuuksia ja vaihtoehtoja, joista suosituimpana nähdään kaikille tuttu Excel. Kuitenkin, jos kahden järjestelmän välille on mahdollisuus rakentaa integraatio, tiedonsiirto automatisoidaan esimerkiksi tietojärjestelmäarkkitehtuurin avulla. Jo tiedonkeruun alkuvaiheessa on hyvä varmistaa datan laatu, jotta vältytään myöhemmin tuotetietojen ja datan turhilta siivoustalkoilta.

2. Tuotteiden ja tuotetiedon luokittelu

PIM-järjestelmä tarjoaa paljon eri luokittelumahdollisuuksia, esimerkiksi tuotetyyppikohtaisiin malleihin. Järjestelmässä tuoterakenne tulee miettiä fiksusti ja oikea tieto kytkeä oikealle tasolle. Yksityiskohtainen luokittelu on relevanttia erityisesti myynnin ja markkinoinnin kannalta, jotta järjestelmästä löytyy nopeasti oleelliset ja tarvittavat tuotetiedot.

3. Tuotetiedon rikastaminen

Tuotetiedon rikastamisen keskiössä on asiakkaiden kannalta relevantti sisältö ja onko siihen resursseja. Rikastamisessa keskitytään asiakaslähtöiseen tuotesisällön tuotantoon, mutta varsinkin kansainvälisessä kaupassa relevanttia on lisäksi kielikäännösten hallinta ja eri kulttuurien huomioiminen.

4. Tuotetiedon laatu

Vaihteleva tuotetietojen laatu rajoittaa tiedon hyödyntämisen mahdollisuuksia, ja heikentää sen löydettävyyttä. Hyvät tuotetiedonhallinnan työkalut auttavat varmistamaan tuotetiedon korkean laadun kaikissa julkaisukanavissa.

5. Tuotetiedon jakelu

Sähköisten palveluiden ja integraatioiden rajapintojen avulla tavoite on aina selkeä – oikea tieto synkronoituu oikeaan käyttöyhteyteen ja palveluun. Tietoa ei enää kopioida paikasta toiseen, vaan se julkaistaan automatisoidusti niin verkkopalveluihin kuin myyntimateriaaleihinkin.