Olen viimeisen parin vuoden aikana ollut mukana useammassa projektissa, jossa pystytetään uutta verkkokauppaa. Omana roolinani ja tulokulmanani on viran puolesta lähinnä tuotetietojen integraatio PIMistä verkkokauppaan, mutta samalla olen sivusta seurannut muitakin projektiin liittyviä asioita. Privaattielämän puolella viime vuosien suurin yksittäinen rutistus on ollut pari vuotta sitten valmistunut talonrakennushanke, ja vaikka kyse on täysin erilaisista lopputuotteista, itse projekteissa oli yllättävän paljon samaa.

Tässä havaintojani ja vinkkejä verkkokauppa- tai talonrakennusprojektiin – toivottavasti näistä on joillekin kummassa tahansa vastaavassa tilanteessa oleville apua! 

1. Tiedä mitä haluat ja ole valmis mittaamaan onnistumista 

Jos sinulla ei ole kirkasta visiota siitä, mitä haluat ja miksi projektiin on lähdetty, on hankala saada aikaan täysin tyydyttävää lopputulosta. Listaa siis jo heti aluksi ylös tavoitteita ja perusteita, miksi tavoitteet on asetettu.

Jos tavoitteena on esimerkiksi verkkokaupan liikevaihdon kaksinkertaistaminen, verkkokaupassa myytävien tuotteiden lukumäärän moninkertaistaminen tai asiakaskokemuksen parantaminen, on hyvä myös miettiä miten tuloksia voitaisiin projektin valmistuttua mitata. 

Määrittely on hyvä aloittaa jo tässä vaiheessa – kirjaa ylös vaatimuksia uudelle verkkokaupalle jo ennen varsinaiseen projektiin lähtemistä. Mitä parempi ymmärrys sinulla on siitä, mitä haluat ja edellytät verkkokaupalta (tai talopaketilta) jo ennen kuin lähdet pyytämään tarjouksia, sitä parempia ja vertailukelpoisempia tarjouksia tulet saamaan. Tämä puolestaan korreloi suoraan sen kanssa, kuinka paljon yllätyksiä matkan varrella tulee. 

2. Jos et itse ole asiantuntija, hanki luotettava konsultti 

Verkkokauppaprojekti saattaa kuulostaa siltä, että kyse ei ole rakettitieteestä, ja periaatteessa se onkin ihan totta. Kuitenkin verkkokauppa on siitä kinkkinen homma, että siihen tyypillisesti liittyy ainakin yksi, useammin kaksi tai kolmekin integraatiota. Monet pieniltä tuntuvista asioista saattavat olla yllättävän isoja, jos ne tulevat esiin kesken projektin.

Samoin talon rakentaminen voi aluksi vaikuttaa yhtä helpolta kuin lapsuuden Lego-leikit, mutta oikeassa elämässä kuvioihin astuvat mukaan kaikki sellaiset mukavat seikat kuin vesi- ja sähköliitännät, salaojitus, rakennusluvat ja niin edelleen. 

Siksi kannattaa etsiä jo ennen tarjouspyyntökierrosta joku asiasta tietävä, mielellään puolueeton taho, jolta saa apua määrittelyn ja tarjouspyynnön tekemiseen. Vaikka miten tekisi kotiläksynsä, kaikkea on hankala maallikkona ottaa hanskaan varsinkin jos kiire painaa päälle.

Hyvä konsultti osaa auttaa jo määrittelyvaiheessa miettimään tärkeitä asioita, jotta vältytään kalliilta yllätyksiltä loppuvaiheessa. Saatat siis maksaa hiukan ”ylimääräistä” konsultille, mutta todennäköisesti säästöt (rahassa ja ajassa) ovat paljon isompia. 

3. Vaikka ostaisit avaimet käteen -paketin, se ei tarkoita sitä, että et itse joudu tekemään mitään 

Monelle verkkokaupan pystyttäjälle (ja talonrakentajillekin, olen kuullut) tulee yllätyksenä kuinka paljon töitä projekti vaatii, vaikka ei itse koodaisi riviäkään tai naulaisi yhtäkään naulaa. Kannattaa siis jo hyvissä ajoin pyrkiä varmistamaan, että omat resurssit ovat riittävät, roolit selkeät ja aikataulu realistinen.

Verkkokauppaprojekti vaatii vähintään sisäisen projektipäällikön (jolta voi hyvinkin mennä projektiin puolet työajasta), IT:n puolelta tukea rajapintojen ja tietovirtojen suunnittelussa, ja tuotehallinnalta apuja todennäköisesti silloin, kun tietosisällöt eivät sellaisenaan tue visiota. 

4. Laita perustukset kuntoon 

Tarkista myös, että taustajärjestelmiesi, esim. ERP:in/PLM:n ja PIMin, prosessit saadaan tukemaan verkkokauppaa. Varsinkin tuotetietojen laatu kannattaa tarkistaa jo ennen projektiin lähtemistä. Jos haluat tehdä verkkokauppaan maailman mahtavimmat (tai edes keskinkertaiset) hakutoiminnot, filtteröinnit ja kattavat tuoteosiot, pitää tietojen olla rakenteellisesti järkeviä ja kunnossa. Monelle selviää vasta verkkokauppahankkeen käynnistyttyä, että ison osan ajasta haukkaakin vanhojen tietojen siivoaminen ja järkevöittäminen, joka on kuitenkin pakko tehdä, jotta tuotetiedot saadaan esitettyä fiksusti.

Viimeistään tässä vaiheessa kannattaa vakavasti harkita PIM-järjestelmän käyttöönottoa, sillä ERP ja verkkokauppa riittävät vain äärimmäisen harvoissa tapauksissa, jos tavoitteena on toimiva tuotetietoprosessi ja myyvät ja kattavat tuotetiedot. 

5. Kilpailuta 

Verkkokauppa ja talopaketti ovat molemmat sen hintaluokan projekteja, että en keksi mitään järkeviä perusteita, miksi nämä kannattaisi jättää kilpailuttamatta. Rutistus kannattaa jo ihan vähintään siksi, että saat jonkun käsityksen hintatasosta ja toteutusvaihtoehdoista eri toimijoilla. Aikaa saattaa kulua vähän enemmän kuin silloin, jos vain ostat ensimmäiseltä vastaantulijalta, jonka myyntilupaukset vakuuttavat, mutta kokemuksen perusteella panostus kannattaa. 

Kilpailutuksesta taas ei ole iloa, jos et tiedä mitä haluat – pahimmassa tapauksessa saamasi tarjoukset eivät ole millään tavalla vertailukelpoisia, jos tarjouspyyntö on ollut liian suppea tai epäselvä. Siksi määrittelyyn kannattaa panostaa viimeistään tässä vaiheessa.

Järkevän tarjouspyynnön tekeminen edellyttää sitä, että kohta 1 on kunnossa: tiedät mitä haluat ja osaat kirjata sen ymmärrettävästi ja tarpeeksi tarkalla tasolla. Mitä tarkemmalla tasolla osaat vaatimukset kuvata, sitä helpompaa tarjousten vertailu ja itse projekti tulee olemaan. 

6. Harkitse, keneltä ostat 

Talonrakennusprojektissa metsästin tietenkin neuvoja jo rakentaneilta kavereilta ja netin keskustelupalstoilta, joiden pohjalta rajasin heti ainakin muutaman toimijan pois – sama pätee verkkokauppatoimittajan valintaan.

Oman kokemuksen perusteella liian iso toimittaja on vähän pienemmälle asiakkaalle yleensä huonompi vaihtoehto, sillä liian pienet pokat eivät isoja niin paljoa kiinnosta ja projekti saatetaan vetää vähän vasemmalla kädellä. Hiukan pienemmille toimijoille yksittäinenkin kauppa saattaa olla merkittävä, ja siksi niihin panostaakin eri tavalla. Kannattaa siis suhteuttaa toimittajan koko omaan kokoosi. 

7. Edellytä dokumentointia 

Sekä talon että verkkokaupan tulevaisuuden ylläpidon kannalta on kriittistä, että tiedetään mitä on tehty, minne ja miten. Jos vaikka jatkossa haluat tehdä muutoksia tietojen esitystapaan tai integraatioihin tai vaikka kaataa talosta seinän, olisi kiva tietää helposti miten asiat on toteutettu tai missä kulkee esimerkiksi sähkövedot ilman, että repii kaikkea auki asian selvittämiseksi. 

Projektin toteutusvaiheessa tulee usein fiilis, että toimittaja hoitaa hommat speksin mukaisesti ja itse vain seuraa sivusta etenemistä. Kokemuksen perusteella tässä vaiheessa on kuitenkin tärkeää olla hereillä ja edellyttää, että kaikki sovitut asiat dokumentoidaan järkevästi.

Mistä ei ole selkeästi kirjattu mustaa valkoisella, sitä ei ole olemassa ja olet toimittajan good willin armoilla. Monesti good will toimii, mutta oman mielenrauhan ja tulevaisuuden ylläpidon helppouden kannalta on tärkeä edellyttää, että se ikävä dokumentointikin tulee tehtyä. 

8. Testaa, testaa, testaa 

Jos kaikki menee kivasti, tulee kerralla priimaa, mutta valitettavasti tämän varaan ei voi laskea. Sekä ohjelmistoilla että talopaketeilla on kyllä tietyt takuut, mutta monesti asiat on helpompi (ja halvempi) hoitaa, jos virheet havaitaan varhaisessa vaiheessa.  

Tässäkin kannattaa vakavasti harkita konsulttiapua, jos vähänkin tuntuu, että omat rahkeet eivät riitä. Näin säästää todennäköisesti lopulta aikaa ja rahaa (ja hermoja). 

9. Kun projekti on valmis, huolehdi ylläpidon prosesseista ja sisäisestä roolituksesta 

Jes, projekti on valmis ja nyt voi vaan olla ja nauttia! Valitettavasti ei ihan – kun kauppa tai talo valmistuu, pitäisi pärjätä omin voimin ja osata ottaa investoinnista kaikki hyöty irti. 

Sovi palveluntarjoajan kanssa säännölliset tietoturvapäivitysten asennukset ja muut päivitysrutiinit. Teknologia kehittyy sitä vauhtia, että kannattaa budjetoida resurssien lisäksi rahaa myös jatkuvaan pienkehitykseen, jotta homma ei pääse sammaloitumaan.   

Tässä vaiheessa oma sisäinen roolitus nousee keskiöön – on sovittava, kuka omassa organisaatiossa vastaa siitä, että kauppa (tai talo) pysyy kunnossa ja kehityksessä mukana. Vaikka töitä on ehkä vähemmän kuin pystytysvaiheessa, resursointia ja tekemisen määrää ei kuitenkaan kannata aliarvioida.