Kun yrityksessä pohditaan, milloin kannattaisi miettiä keskitettyä kaupallisen tuotetiedonhallintaa, ei siihen ole yhtä oikeaa vastausta, koska jokaisen yrityksen tilanne on erilainen. Tässä artikkelissa kuitenkin nostetaan esiin tilanteita, jolloin PIM-järjestelmän käyttöönottoa tulisi harkita.

Harkinta tässä tapauksessa tarkoittaa tunnin tai kahden selvitystä siitä, miten PIM-ratkaisu suoristaisi ja tehostaisi yrityksen tuotetietoprosessia, sekä mitä sen käyttöönotto tarkoittaisi rahan ja ajan suhteen. Kun kokonaiskuva on saatu kirkastettua ja faktat ovat tiedossa, on helppo tehdä perusteltuja ja oikeita päätöksiä investoinnista.

PIM-järjestelmän hyötyjä kannattaa miettiä erityisesti, kun liiketoimintaympäristössä tapahtuu muutoksia, kun asiakasodotukset tuotetiedoille kasvavat ja tarvitaan kilpailuetua sekä kun IT-infrassa ollaan tekemässä muutoksia. Nämä ovat kolme yleisintä syytä PIMin hankintaan.

1. Näkökulma: Liiketoimintaympäristö muuttuu – selvitä hyödyt nyt!

Suomen talousilmapiiri on tällä hetkellä epävarma, ja monilla toimialoilla näkymät ovat haasteelliset. Tämä asettaa yrityksille entistä suurempia paineita tehostaa toimintaansa ja parantaa kilpailukykyään. Yksi keskeinen keino tässä on digitalisaation ja automaation lisääminen liiketoiminnassa.

Kun pohditaan, milloin harkita keskitetyn tuotetiedonhallinnan ratkaisun hankkimista, kannattaa ottaa huomioon, että oikea hetki saattaa olla juuri nyt. Adeona PIMin käyttäjät ovat raportoineet jopa 50 %:n tehokkuusloikasta tuotetietojen hallinnassa. Tämä tarkoittaa, että he pystyvät käyttämään entistä vähemmän aikaa tuotetietojen manuaaliseen ylläpitoon ja voivat sen sijaan panostaa enemmän resursseja strategiseen liiketoiminnan kehittämiseen.

2. Näkökulma: Asiakastyytyväisyys tuo kilpailuetua

Digitalisointi paitsi tehostaa työskentelyä, myös vähentää manuaalisen työn tuottamia inhimillisiä virheitä. Keskitetyn tuotetiedonhallinnan ratkaisun avulla tuotetietojen laatu paranee merkittävästi.

Tämä ei ole pelkästään sisäinen etu, vaan sillä on suora vaikutus asiakaskokemukseen ja tuotekokemukseen. Kun asiakkaasi saavat tarkkaa ja luotettavaa tietoa tuotteistasi, heidän tyytyväisyytensä kasvaa. Tämä puolestaan johtaa asiakasuskollisuuden kehittymiseen, pitkäaikaisiin asiakassuhteisiin ja parhaimmillaan jopa yritysimagon paranemiseen.

Asiakkaat odottavat nyt entistä parempaa asiakaspalvelua, mikä asettaa paineita myös tuotetiedolle. Asiakkaiden vaatimukset tuotetiedolle kasvavat jatkuvasti: he kaipaavat tarkkaa ja varmasti paikkansa pitävää tietoa paitsi tuotteen fyysisistä ominaisuuksista, mitoista ja materiaaleista, myös esimerkiksi räätälöintimahdollisuuksista, materiaalien ja valmistustapojen vastuullisuudesta tai tuotteen hiilijalanjäljestä. Yritys, joka pystyy viestimään tuotteistaan ja palveluistaan avoimesti, selkeästi ja johdonmukaisesti, antaa itsestään luotettavan vaikutelman.

Kun yrityksesi pystyy reagoimaan nopeasti ja joustavasti asiakkaiden tarpeisiin, se pystyy paremmin erottautumaan kilpailijoistaan. Erityisesti kun huomioidaan mahdollinen liiketoimintaympäristön muutos ja potentiaalisesti vähenevä markkinakysyntä, nousee kilpailijoista erottuminen vieläkin merkittävämpään rooliin.

3. Näkökulma: IT-infrassa on tarve muutoksille

Keskitetyn tuotetiedonhallinnan ratkaisua on syytä harkita myös silloin, kun suunnittelette yrityksessä merkittäviä IT-infran muutoksia, kuten verkkosivuston uudistamista tai ERP-uudistusta. Näissä tilanteissa PIM-ratkaisun implementointi voi olla älykäs liike.

ERP-päivityksen yhteydessä on syytä miettiä PIMin tarve

Erityisesti ERP-päivityksen yhteydessä on viisasta arvioida tarvetta keskitetyn tuotetiedonhallinnan ratkaisulle. PIM on varsin usein fiksua integroida kaupallisen tuotetiedon master-järjestelmäksi, mikä avaa uusia mahdollisuuksia ja lisää joustavuutta tuotetietojen hallintaan. PIMin toimiessa tuotetiedon masterina uudet tuotteet avataan suoraan PIM-järjestelmään. Siellä niitä voidaan rikastaa ja täydentää tarvittavilla tiedoilla ennen kuin ne siirretään edelleen toiminnanohjausjärjestelmään (ERP).

Tämä malli keventää ja nopeuttaa uusien tuotteiden avaamista. Se vähentää myös huomattavasti ERP:ssä olevan tiedon määrää ja keventää näin ERP:n ylläpitoa.

Tällainen lähestymistapa voi tehdä ERP-implementoinnista sujuvampaa ja samalla säästää kustannuksia. Varsinkin pidemmällä aikavälillä kustannussäästöt voivat olla merkittävät.

Lue aiheesta lisää: PIM-järjestelmä tuotetiedon masterina

Verkkokauppaliiketoiminta vaatii PIM-ratkaisua

Etenkin verkkokauppaliiketoimintaa harjoitettaessa PIM-ratkaisu on usein äärimmäisen järkevä työkalu. Se helpottaa verkkokaupan ylläpitoa ja nopeuttaa reagointia asiakkaiden muuttuviin tarpeisiin. PIMin käyttöönotto verkkokaupan uusimisen yhteydessä mahdollistaa sen, että verkkokauppa hakee tuotesisällöt suoraan PIMistä ja verkkokaupan sisällöt päivittyvät automaattisesti PIMissä tehtyjen tuotetietomuutosten mukaisesti.

Paitsi että saat PIMistä tuotetiedot suoraan verkkokauppaasi, voit myös linkittää tuotteeseen esimerkiksi kuvia, esitteitä, asennus-, huolto- ja kierrätysohjeita. Tarkka ja ajantasainen tuotetieto on verkkokaupassa elintärkeää, ja PIM voi varmistaa, että asiakkaat saavat juuri sitä, mitä he etsivät, mikä puolestaan parantaa heidän asiakaskokemustaan ja lisää ostohaluja. Myös uusien tuotteiden lisääminen onnistuu helposti, kuten myös palvelun tai toisen tuotteen linkittäminen tuotteelle.

Lue asiakastarina: Etran verkkokauppa saa lisää kauppaa hakukonenäkyvyydellä

Keskitetty tuotetiedonhallintaratkaisu voi tarjota merkittäviä etuja liiketoiminnalle, varsinkin silloin, kun harkitsette IT-infrastruktuurin muutoksia. Se voi tehostaa prosesseja, säästää kustannuksia ja parantaa asiakaskokemusta. Olipa kyseessä sitten liiketoimintaympäristön muutokset, ERP-päivitys tai verkkokaupan pyörittäminen, PIM-ratkaisu voi olla avain menestykseen.

Älä siis epäröi tutkia mahdollisuuksia, kuulla muiden yritysten kokemuksia ja selvittää keskitetyn tuotetiedonhallinnan ratkaisun mahdollisuudet osana strategiaasi.