Tässä artikkelissa tarkastelemme, miten vastaajat arvioivat eri kysymyksiä tutkimuksessa ’Kaupallisen tuotetiedonhallinnan tila Suomessa 2023’. Lue myös aiempi juttumme, jossa pureuduttiin teemoihin yleisemmällä tasolla.

Tutkimuksesta saatujen vastausten mukaan tuotetiedonhallinnan nykytilaan ja tuotetiedon laatuun ollaan yleisesti tyytyväisempiä niissä yrityksissä, joilla PIM on jo käytössä. Näissäkin yrityksissä kuitenkin koetaan, että kaikkia PIMin ominaisuuksia ei vielä saada täysimittaisesti hyödynnettyä, joko resurssipulan tai osaamisvajeen vuoksi. Tietojen löydettävyys ja luotettavuus ovat kuitenkin jo hyvällä tasolla.

Yrityksissä, joilla ei ole PIMiä, tiedot ovat usein monessa eri paikassa ja tietojen ylläpitoa tehdään osin manuaalisesti, mikä koetaan työlääksi. Osassa yrityksiä nähdään esimerkiksi Excelin tai ERPin käyttö tuotetiedonhallintaan hankalana. Pahimmassa tapauksessa tuotetiedon laatu voi olla heikko.

Tuotetiedonhallinnan johtaminen ja kehittäminen

PIMiä käyttävissä yrityksissä tuotetiedonhallinnan johtamiseen ollaan melko tyytyväisiä. Näissä yrityksissä tuotetiedonhallinnan vahvuutena nähdään, että järjestelmä on keskitetty ja integroitu. Henkilöstön ymmärrys asiakastarpeista ja jatkuva kehitystyö koetaan vahvuuksina. Jatkossa nämä yritykset haluavat kehittää mm. automaatiota, integraatioita ja prosesseja. Tekoäly mainittiin myös ja lisäksi tuotetiedonhallinta haluttaisiin osaksi strategiaa. Yritykset, joissa PIMiä ei käytetä, pitävät vahvuuksinaan mm. henkilöstön asiantuntemusta ja hyviä tuotteita. PIMin käyttöönotto nähdään tärkeimmäksi kehitysalueeksi. Lisäksi halutaan kehittää automatisointia, järjestelmiä, johtamista ja sitä, että tuotetiedonhallinta olisi strategisessa roolissa.

Tuotetiedonhallinnan kehittämistä edesauttavat ja estävät tekijät

Tuotetiedonhallinnan kehittämistä edistäviä tekijöitä ovat vastaajien mielestä mm. tahtotila, strategiat, tuotetiedon pääkäyttäjien tuki, asiakkaiden vaatimukset ja asian tarpeellisuuden tiedostaminen.

Estävinä tekijöinä puolestaan ovat esimerkiksi ajan, resurssien ja osaamisen puute, muutosvastarinta, taloudelliset kysymykset, master datan hallinta sekä se, että tuotetiedonhallinnan merkitystä ei ymmärretä.

Tutkimuksen vastaajien mukaan tuotetiedonhallinnan kehittämiseen, järjestelmän hallintaan, osaamiseen ja integraatioihin pitäisi saada apua ja näkemystä. Lisäksi nostettiin esille, että tuotetiedonhallinta pitäisi saada osaksi strategiaa, jotta sen vaikutukset koko liiketoimintaan ymmärrettäisiin laajemmin. Kehittämistarpeina esille nostettiin myös automaatiot, prosessien kehittäminen, tekoäly, lainsäädäntö, tietojen rikastaminen sekä rajapinnat. Apua tarvittaisiin järjestelmän käyttöönottoon niissä yrityksissä, joissa PIMiä ei vielä ole.

Tuotetiedonhallinnan merkitys tulevaisuuden menestystekijänä

Vastaajien mukaan tuotetiedonhallinnan merkitys menestystekijänä on kasvanut, koska kaupallisen tiedon ajantasaisuuden ja oikeellisuuden tärkeys on lisääntynyt. Myös digitaalisen ostokokemuksen merkitys on kasvamassa, ja lisäksi lainsäädäntö ja viranomaisvaatimukset tulevat tarkentumaan ja tiukentumaan.

Yrityksissä, joissa PIM ei ole käytössä, nähdään myös, että keskitetty tuotetiedonhallinta vapauttaisi aikaa myyntiin, tuotekehitykseen ja markkinointiin. Lisäksi se tehostaisi toimintaa sekä parantaisi laatuimagoa ja kannattavuutta, koska nykyään sekä asiakkaat että alihankkijat vaativat tietoa nopeasti.

Tutkimukseen vastanneiden arvion mukaan yrityksien liikevaihdon osuus digitaalisten kanavien/verkon kautta kasvaa lähivuosina 20–50 %.

Yhtenäinen tuotekokemus eri kanavissa, asiakaskokemus ja tuotetiedon laatu

Vaikka digitaalisen ostokokemuksen tärkeyttä on viime vuosina alettu korostaa, vastaajat kokevat tuote- ja asiakaskokemuksen hieman heikentyneen. Vastausten perusteella kyvykkyys tarjota yhdenmukainen tuotekokemus eri kanavissa on pudonnut, samoin kuin asiakaskokemuksen parantamisen merkitys. Tutkimukseen vastanneet olivat sitä mieltä, että tuotetiedon laadun avulla voi saada kilpailuetua; helposti saatavilla olevat tuotetiedot lisäävät tehokkuutta ja vapauttavat myös aikaa asiakaspalvelusta. Tuotetietoihin liittyvää asiakaspalautetta kysytään kuitenkin harvoin, joissakin yrityksessä ei lainkaan.

Vastuullisuustekijöiden merkitys sekä tekoäly ja teknologioiden hyödyntäminen

Tutkimuksen vastausten mukaan vastuullisuus tuoteviestinnän teemana on noussut ja sitä pidetään tärkeänä. Vastuullisuuteen liittyvässä tuoteviestinnässä korostuu hiilijalanjälki, sen pienentäminen tai kompensointi sekä hiilineutraalius. Lisäksi tuoteviestinnän yhteydessä nostetaan esiin EU-direktiivit, lait ja sertifikaatit, vastuullisuusmerkinnät, kiertotalous ja kierrätys, alkuperä ja raaka-aineet sekä tuotteen elinkaari, hävikki ja automatiikka. Osa vastaajista koki, että vastuullisuus ei ole vielä merkittävä teema.

Vastaajien mukaan kyvykkyys ottaa uusia teknologioita haltuun on hyvä, mutta usein hyödyntämisen kyvykkyys vaatii vielä töitä. Teknologioiden käytön hyötyjä ei aina ymmärretä. Tarve edistää digitaalista myyntiä ja teknologioita tunnistetaan, mutta haasteina ovat muun muassa muutosvastarinta, pirstaloitunut organisaatio, kyvykkyyden vaihtelevuus, resurssit ja johdon vastahakoisuus.

Tekoälyn hyödyntäminen tuotetiedonhallinnassa on vastauksien mukaan vielä rajallista, mutta sen merkityksen arvioidaan kasvavan. Tällä hetkellä tekoälyä hyödynnetään vastaajayrityksissä jonkin verran asiakkaan ostopolun eri vaiheissa ja esimerkiksi käännöksissä, mutta käyttö tulee todennäköisesti laajenemaan.

Mitä erityispiirteitä liittyy tuotetiedonhallintaan valmistavassa teollisuudessa, kaupan alalla ja palveluliiketoiminnassa?

Kaupan alalla, valmistavan teollisuuden parissa ja palveluliiketoiminnassa koetaan, että PIM-järjestelmästä voi olla suurta hyötyä, kun tietoja päivitetään tai rikastetaan. Kaupan alalla toimivat organisaatiot saavat tuotetietoja monilta eri toimittajilta ja valmistajat toimittavat niitä useisiin eri järjestelmiin tai tietopankkeihin:

Tukkurit

• 96 % saa tuotetietoja enemmän kuin 5 toimittajalta.
• 91 % saa tuotetietoja yli 10 toimittajalta.
• Tukkurit hyödyntävät paljon alakohtaisia tuotetietopalveluita.

Maahantuojat/valmistajat

• 59 % toimittaa tuotetietoja 1–10 jälleenmyyjän järjestelmään tai tuotetietopankkiin ja 18 % enemmän kuin kymmeneen.
• 70 % toimittaa tiedot manuaalisesti Excel-pohjiin.
• Hyödyntävät myös alakohtaisia tuotetietopalveluita.

PIM-järjestelmän hyödyt palveluliiketoiminnassa

• PIM on tuonut merkittävää prosessitehokkuutta, ja helpottanut automatisointia sekä tuotemassan käsittelyä ja suodattamista.
• PIM tarjoaa API-rajapinnan, joka mahdollistaa verkkokauppaintegraatioiden lisäksi pienempiä puoliautomatisointeja.
• Uusien tuotteiden lisääminen verkkokauppaan on nopeampaa ja selkeämpää. Tuotteiden rikastaminen on helpompaa.

Tuotetiedonhallinnan hyödyt ja haasteet

Vastaajat arvioivat hyötyjä ja haasteita keskitetyn tuotetiedonhallinnan käytössä seuraavasti:

• Hyötyä nähdään etenkin tiedon saatavuudessa ja ajantasaisuudessa. Lisäksi se helpottaisi myyntityötä ja tuotetietojen päivittämistä, vähentäisi manuaalista työtä ja parantaisi laatua.
• Haasteena nähdään sopivien liittymien rakentaminen, integraatiot sekä organisatoriset haasteet. Hyödyt pitäisi osata konkretisoida selkeästi. Haasteet eivät kuitenkaan ole vastaajien mukaan suuria.